الانطباع الأول يتشكل خلال ثوان معدودة وموظف الاستقبال هو من يصنع هذا الانطباع. الاستقبال الاحترافي يخلق جواً من الترحيب والثقة.

المهارات الأساسية تشمل الاتصال الفعال واللباقة والصبر وحل المشكلات. الابتسامة الصادقة والتواصل البصري يخلقان اتصالاً إيجابياً فورياً.

المعرفة الشاملة بالمنشأة وخدماتها أساسية. يجب أن يكون موظف الاستقبال قادراً على الإجابة على الأسئلة وتوجيه الزوار بدقة.

المظهر المهني والنظافة الشخصية مهمان جداً. منطقة الاستقبال يجب أن تكون نظيفة ومرتبة دائماً مع توافر المواد الضرورية.